Layouten

Vereinheitlichen von Präsentationen unterschiedlicher Autoren in ein gemeinsames CI

Das Vereinheitlichen von Präsentationen unterschiedlicher Autoren in ein gemeinsames Corporate Identity (CI)-konformes Veranstaltungs-Layout ist ein anspruchsvoller und essenzieller Prozess für professionelle Events. Dieser Schritt sorgt für eine konsistente, hochwertige Darstellung und unterstützt den professionellen Gesamteindruck der Veranstaltung. Hier sind die detaillierten Schritte und Überlegungen:

1. Analyse und Vorbereitung

• Sammlung der Präsentationen: Alle Präsentationen der Vortragenden werden gesammelt und auf technische und gestalterische Aspekte geprüft. Dabei werden unterschiedliche Formate (z. B. 4:3, 16:9), Layouts, Schriftarten und Sprache berücksichtigt.
• Definition des Ziel-Layouts: Das einheitliche Veranstaltungs-Layout wird auf Basis der Corporate Identity des Veranstalters oder des Events festgelegt. Dies umfasst:
  • Farbpalette,
  • Schriftarten und -größen,
  • Platzierung von Logos,
  • Vorgaben für Bild- und Diagrammgestaltung,
  • einheitliche Folienmaster.
• Kommunikation an die Vortragenden: Frühzeitige Information an alle Autoren über die Layoutanforderungen und Formatvorgaben. Eine Vorlage oder ein Styleguide wird bereitgestellt, um die spätere Anpassung zu erleichtern.

2. Anpassung der Formate

• Formatanpassung (z. B. 4:3 zu 16:9): Inhalte aus 4:3-Präsentationen werden in das Zielseitenverhältnis (z. B. 16:9) umgewandelt. Dabei wird darauf geachtet, dass Texte, Bilder und Grafiken korrekt skaliert und positioniert werden, um Verzerrungen oder Layoutbrüche zu vermeiden.
• Prüfung auf Kompatibilität: Sicherstellen, dass alle Folien unabhängig von Format und Ursprung auf den genutzten Zuspielgeräten (z. B. Präsentationssoftware, Medienserver) korrekt dargestellt werden.

3. Übertragung ins CI-konforme Layout

• Überarbeitung der Folien: Inhalte der Präsentationen werden in das einheitliche Layout übertragen, einschließlich der Anpassung von:
  • Schriftarten, Schriftgrößen und Farben,
  • Positionierung von Texten, Überschriften und Bildern,
  • Stilvorgaben für Diagramme, Tabellen und Aufzählungen.
• Integration von Logos und Branding: Logos des Veranstalters oder der Veranstaltung werden konsistent eingebunden, üblicherweise in Kopf- oder Fußzeilen.
• Berücksichtigung von Sprachen: Die Layoutanpassungen werden auf mehrsprachige Inhalte abgestimmt. Besonderes Augenmerk wird auf Textlängen (z. B. bei langen deutschen Wörtern vs. kürzeren englischen Begriffen) und Schriftgrößen gelegt.

4. Qualitätssicherung

• Visuelle Prüfung: Jede angepasste Präsentation wird auf Einhaltung der CI-Richtlinien und korrekte Darstellung geprüft. Dies schließt Layoutfehler, Rechtschreibung und die Konsistenz von Diagrammen ein.
• Probeläufe: Testläufe auf der Veranstaltungstechnik (z. B. Beamer, LED-Wand) stellen sicher, dass die Präsentationen technisch einwandfrei funktionieren und optisch überzeugend wirken.
• Rückmeldung der Vortragenden: Die finalisierten Präsentationen werden den Autoren zur Freigabe vorgelegt, um inhaltliche Korrekturen zu ermöglichen.

5. Technische und organisatorische Überlegungen

• Tools und Software:
  • Präsentationen können mit Programmen wie PowerPoint, Keynote oder speziellen Design-Tools (z. B. Adobe Suite) bearbeitet werden.
  • Für die Konvertierung und Skalierung wird darauf geachtet, dass keine Inhalte verloren gehen.
• Zeitmanagement: Ein realistischer Zeitrahmen ist entscheidend. Alle Präsentationen sollten idealerweise mehrere Tage vor der Veranstaltung fertiggestellt sein, um Last-Minute-Korrekturen zu vermeiden.
• Teamarbeit: Ein dediziertes Team (z. B. Designer, Veranstaltungstechniker) übernimmt die Layoutanpassungen und koordiniert mit den Vortragenden und dem Veranstalter.

6. Herausforderungen und Lösungen

• Unterschiedliche Formate und Designs: Abweichungen in Format und Stil werden durch konsistente Designvorgaben und automatisierte Vorlagen minimiert.
• Zeitdruck: Frühzeitige Kommunikation und regelmäßige Updates im Anpassungsprozess helfen, Verzögerungen zu vermeiden.
• Technische Inkompatibilität: Komplexe Animationen oder spezifische Dateiformate (z. B. Keynote-Dateien) werden in kompatible Formate konvertiert oder vereinfacht.

Fazit

Die Überführung von Präsentationen verschiedener Autoren in ein gemeinsames Veranstaltungs-Layout ist eine komplexe, aber notwendige Aufgabe für eine professionelle Eventgestaltung. Sie erfordert präzise Planung, sorgfältige Umsetzung und eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Das Ergebnis ist eine visuell konsistente, hochwertige Präsentation, die den professionellen Charakter der Veranstaltung unterstreicht.